Privacyverklaring Al-Amana Travel B.V.

Laatst bijgewerkt: 2 januari 2026

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van:

Al-Amana Travel B.V.
KvK-nummer: 98741462

Al-Amana Travel B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Al-Amana Travel B.V. heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Indien dit wijzigt, zal deze privacyverklaring worden aangepast.

2. Toepassingsbereik

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Al-Amana Travel B.V. in het kader van:

• bezoek aan de website www.almaqam.nl
• informatie- en offerteaanvragen, zowel online als offline
• het boeken, organiseren en uitvoeren van Umrah- en Hajj-reizen en andere reisproducten, inclusief losse diensten zoals hotel, visum en vlucht
• relatiebeheer, marketing en communicatie, waaronder nieuwsbrieven
• sollicitatieprocedures bij Al-Amana Travel B.V.

Deze verklaring is niet van toepassing op websites, platforms of diensten van derden waarnaar via onze website wordt gelinkt. Daarvoor gelden de privacyverklaringen van de betreffende derde partijen.

3. Begripsbepalingen

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
• Verwerking: iedere bewerking met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, combineren, afschermen, wissen of vernietigen
• Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, bijvoorbeeld een reiziger, contactpersoon of sollicitant
• Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; in dit geval Al-Amana Travel B.V.
• Verwerker: een derde die namens Al-Amana Travel B.V. persoonsgegevens verwerkt, zoals een hostingpartij of betaaldienstverlener
• AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4.1 Gegevens van websitebezoekers

Bij bezoek aan www.almaqam.nl kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• IP-adres
• datum, tijd en duur van het bezoek
• bezochte pagina’s, klikgedrag en zoektermen
• browsertype, apparaat en besturingssysteem
• cookie-ID’s en het type cookies dat wordt geplaatst

Deze gegevens worden voornamelijk verzameld via cookies en vergelijkbare technieken. Meer informatie hierover staat in paragraaf 10 en in onze afzonderlijke cookieverklaring.

4.2 Gegevens bij contact- en offerteaanvragen

Bij het gebruik van contact- en offerteformulieren verwerken wij onder meer:

• voornaam en achternaam
• aanspreekvorm
• e-mailadres
• telefoonnummer
• eventuele reisvoorkeuren, zoals bestemming, reisperiode en type reis
• de inhoud van uw vraag of bericht

4.3 Gegevens bij (voor)boekingen en uitvoering van reizen

Bij een (voor)boeking en de verdere uitvoering van uw reis verwerken wij, afhankelijk van het product, gegevens van u en uw medereizigers, zoals:

Identiteits- en contactgegevens

• voor- en achternaam
• geslacht
• adres, postcode, woonplaats en land
• geboortedatum en geboorteplaats
• nationaliteit
• e-mailadres en telefoonnummer

Reisdocumentgegevens

• paspoortnummer
• uitgiftedatum en vervaldatum
• uitgevende autoriteit
• kopie van het paspoort, indien noodzakelijk en door u aangeleverd

Reis- en verblijfsgegevens

• reisdoel, bijvoorbeeld Umrah, Hajj of een andere reis
• geplande vertrek- en terugreisdatum
• vlucht- en ticketgegevens
• hotelvoorkeuren, kamertype en samenstelling van het reisgezelschap
• voorkeuren voor begeleiding, transfers en aanvullende diensten

Overige gegevens

• bijzondere wensen, zoals dieetwensen of mobiliteitsbeperkingen
• informatie die u vrijwillig verstrekt en relevant is voor de reis of dienstverlening

4.4 Marketing- en communicatiegegevens

Voor marketing en communicatie verwerken wij onder meer:

• naam en e-mailadres voor nieuwsbrieven en aanbiedingen
• voorkeuren, bijvoorbeeld voor type reis of accommodatie
• open- en klikgedrag op nieuwsbrieven, indien technisch gemeten
• reviews, testimonials en ervaringen die u aan ons verstrekt, inclusief naam, woonplaats en reissoort

4.5 Gegevens van sollicitanten

Bij een sollicitatie bij Al-Amana Travel B.V. verwerken wij:

• contactgegevens
• curriculum vitae en motivatiebrief
• gegevens over opleiding, werkervaring en competenties
• eventuele referenties en aantekeningen naar aanleiding van gesprekken

4.6 Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Voor sommige reizen en faciliteiten is het noodzakelijk dat wij bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals:

• gezondheidsgegevens, bijvoorbeeld met betrekking tot mobiliteit, medische omstandigheden of noodzakelijke voorzieningen tijdens de reis
• gegevens waaruit uw religieuze overtuiging kan blijken, omdat u een Umrah- of Hajj-reis boekt

Wij verwerken deze bijzondere gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie en uitvoering van uw reis of wanneer u ons daarvoor voorafgaand uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

4.7 Bron van de gegevens

In de meeste gevallen ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen via:

• medereizigers of groepsleiders die namens u gegevens aanleveren
• reisorganisaties of intermediairs waarmee wij samenwerken
• publieke registers of bronnen, indien dat noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en op basis van een van de rechtsgronden uit artikel 6 AVG en, voor bijzondere persoonsgegevens, artikel 9 AVG.

5.1 Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens om overeenkomsten met u te kunnen sluiten en uit te voeren, waaronder:

• het aanbieden en vastleggen van boekingen en reserveringen
• het versturen van boekingsbevestigingen, vouchers en reisdocumenten
• het onderhouden van contact over de reis en eventuele wijzigingen
• de afhandeling van betalingen en financiële administratie

De rechtsgrond hiervoor is de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of voor het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

5.2 Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten, zoals:

• fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• reis- en veiligheidswetgeving, immigratie- en douanevoorschriften
• het voeren van een deugdelijke administratie en het kunnen voldoen aan informatieverzoeken van bevoegde autoriteiten

De rechtsgrond hiervoor is de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Al-Amana Travel B.V. rust.

5.3 Gerechtvaardigde belangen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, mits uw belangen of grondrechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Dit betreft onder meer:

• relatiebeheer, klantenservice en dossieropbouw
• het verbeteren van onze dienstverlening, website en processen
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten
• het voeren van juridische procedures en het verdedigen van onze rechten
• het gericht informeren van bestaande klanten over soortgelijke producten of diensten, met inachtneming van de toepasselijke regels voor direct marketing

5.4 Toestemming

In specifieke gevallen vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor:

• het verzenden van commerciële nieuwsbrieven aan niet-klanten
• het verwerken van bijzondere persoonsgegevens voor specifieke reiswensen, voor zover niet gebaseerd op een andere rechtsgrond
• het gebruik van bepaalde marketingcookies

U heeft het recht een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking onverlet.

6. Verplichte of vrijwillige verstrekking

Voor zover wij persoonsgegevens vragen die noodzakelijk zijn om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren, of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, is het verstrekken van deze gegevens een voorwaarde om gebruik te kunnen maken van onze diensten.

Indien u de gevraagde noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan dit ertoe leiden dat wij de gewenste reis of dienst niet kunnen aanbieden of uitvoeren, of dat wij genoodzaakt zijn een aanvraag of boeking te weigeren.

Waar gegevens vrijwillig zijn, wordt dit aangegeven of blijkt dit uit de context.

7. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien u daarvoor toestemming heeft gegeven.

De belangrijkste categorieën ontvangers zijn:

Reispartners

• luchtvaartmaatschappijen en andere vervoerders
• hotels en andere accommodaties
• lokale agenten, gidsen en vervoersbedrijven
• visumbureaus en vergelijkbare dienstverleners in binnen- en buitenland

Zakelijke dienstverleners en verwerkers

• IT- en hostingproviders, inclusief websitehosting en e-mail
• boekings- en CRM-systemen
• betaaldienstverleners, zoals [Mollie / Stripe / andere]
• e-mailmarketing- en nieuwsbrieftools, zoals [Mailchimp / Brevo]
• externe adviseurs, zoals accountants en juridisch adviseurs

Autoriteiten en toezichthouders

• belastingen douane-, immigratie- en veiligheidsdiensten en andere bevoegde autoriteiten, indien de wet dat vereist

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin onder meer is vastgelegd dat zij persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van Al-Amana Travel B.V., deze adequaat beveiligen en vertrouwelijk behandelen.

8. Doorgifte buiten de EER

Voor Umrah- en Hajj-reizen is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte, zoals Saudi-Arabië.

Indien voor een bepaald land geen door de Europese Commissie vastgesteld passend beschermingsniveau geldt, vindt doorgifte plaats op basis van:

• de noodzaak voor de uitvoering van de reisovereenkomst die u met ons sluit
• of, voor zover nodig, uw uitdrukkelijke toestemming na informatie over de relevante risico’s

Wij beperken de doorgifte tot hetgeen strikt noodzakelijk is en waar mogelijk treffen wij aanvullende waarborgen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

• Boekings- en factuurgegevens: minimaal zeven jaar na afloop van het boekingsjaar in verband met fiscale bewaarplichten
• Reisdossiers, inclusief visumgerelateerde gegevens: in de regel tot twee jaar na afloop van de betreffende reis, tenzij wetgeving of lopende claims een langere termijn vereisen
• Kopieën van paspoorten: zo kort mogelijk en in beginsel niet langer dan noodzakelijk voor de visumafhandeling en de betreffende reis
• Nieuwsbrief- en marketinggegevens: totdat u zich uitschrijft of bezwaar maakt; daarna kunnen gegevens worden geanonimiseerd voor statistische doeleinden
• Sollicitatiegegevens: maximaal vier weken na afsluiting van de procedure, tenzij u toestemming geeft om gegevens maximaal één jaar te bewaren voor toekomstige vacatures

Indien concrete termijnen niet vooraf kunnen worden vastgesteld, hanteren wij duidelijke criteria om de bewaartermijn te bepalen, zoals de duur van de klantrelatie, contractuele verjaringstermijnen en wettelijke bewaarplichten.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technieken. Het gaat onder meer om:

• functionele cookies voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak
• analytische cookies voor geanonimiseerde statistieken over het gebruik van de website
• marketingcookies indien actief, voor het afstemmen van content en advertenties op uw interesses

Bij uw eerste bezoek tonen wij een cookiebanner waarmee u een keuze kunt maken. Voor zover vereist vragen wij uw toestemming voordat wij niet-noodzakelijke cookies plaatsen. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de instellingen van uw browser of, indien beschikbaar, via de cookie-instellingen op onze website.

Meer informatie vindt u in onze cookieverklaring: www.alamana.nl/cookiebeleid.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking, verlies, vernietiging of beschadiging.

• gebruik van versleutelde verbindingen waar passend, zoals TLS/SSL
• autorisatie op basis van need-to-know en toegangsbeheer op systemen en dossiers
• wachtwoordbeleid en, waar mogelijk, meerfactorauthenticatie
• regelmatige updates en beveiligingspatches van systemen en software
• back-ups en logging van kritieke systemen
• bewustwording bij medewerkers over privacy en informatiebeveiliging
• contractuele afspraken met verwerkers over beveiliging en vertrouwelijkheid

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale dienst een absoluut beveiligingsniveau garanderen. Bij een vermoeden van een datalek volgen wij de wettelijke meldplicht datalekken en beoordelen wij of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen noodzakelijk is.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft.

Indien dit in de toekomst verandert, zullen wij u daarover voorafgaand informeren en deze privacyverklaring dienovereenkomstig aanpassen.

13. Uw rechten

Als betrokkene beschikt u op grond van de AVG over een aantal rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
• het recht op verwijdering van persoonsgegevens, voor zover de wet dit toestaat
• het recht op beperking van de verwerking
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover wettelijk vereist
• het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing
• het recht om een door u gegeven toestemming in te trekken

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en laat eerdere verwerkingen op basis van die toestemming onverlet.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat wij de privacywetgeving niet naleven.

14. Uitoefening van uw rechten

Verzoeken om uw rechten uit te oefenen kunt u indienen via de contactgegevens in paragraaf 15. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie ter verificatie van uw identiteit, om te voorkomen dat wij gegevens verstrekken aan de verkeerde persoon.

Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u binnen één maand na ontvangst over de verlenging en de redenen daarvan.

In bepaalde gevallen mogen of moeten wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of de rechten en vrijheden van anderen te beschermen. In dat geval lichten wij onze beslissing toe.

15. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens, of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met:

Al-Amana Travel B.V.
KvK-nummer: 98741462

Voor meer informatie over privacy en uw rechten kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie of onze dienstverlening.

De meest actuele versie is altijd te vinden op www.almaqam.nl. Bij ingrijpende wijzigingen kunnen wij u ook rechtstreeks informeren, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding op onze website.